Il Garante Privacy con un provvedimento di recente adozione (cfr. provv. n° 127 del 7.4.2022 – doc. web n. 9771545) ha ribadito che anche il collaboratore esterno (nella specie: agente di commercio) ha gli stessi diritti che ha il dipendente sull’indirizzo email aziendale che utilizza.
In particolare, la società oggetto del provvedimento aveva inibito all’agente – in conseguenza dell’interruzione del rapporto di lavoro e senza alcuna comunicazione al riguardo – l’accesso al suo account di posta elettronica, che risultava però ancora attivo, tanto che l’agente continuava a ricevere sul suo computer e sul suo telefono avvisi e richieste di immettere la nuova password, che era stata modificata a sua insaputa da remoto.
L’agente aveva segnalato l’accaduto al Garante Privacy chiedendo di poter accedere a tale casella di posta, che conteneva comunicazioni di lavoro e personali, non avendo ricevuto alcun riscontro alle sue richieste da parte della società con cui collaborava.
Il Garante Privacy ha ribadito che incombono sulla società specifici obblighi informativi e di corretta e trasparente gestione della casella di posta aziendale anche nei confronti del collaboratore esterno, cui non era stata somministrata alcuna informativa privacy. A parte la carenza di idonea informativa, vi sono state altre violazioni accertate dall’autorità, fra cui l’inosservanza del principio di limitazione della conservazione dei dati.
Per questi motivi, il Garante ha sanzionato la società con una multa di 50.000,00 euro e le ha ingiunto di adottare soluzioni organizzative e tecniche per consentire all’agente di accedere alla casella di posta elettronica e di trasporre su supporto cartaceo o informatico i propri dati personali contenuti nella corrispondenza. Ha inoltre disposto la disattivazione dell’account in questione, con l’implementazione contestuale di sistemi automatici volti ad informare i terzi e a fornire loro indirizzi alternativi della società. Infine, ha vietato alla società in questione di trattare i dati estratti dall’account, fatta salva la loro conservazione per esclusiva finalità di tutela dei diritti in sede giudiziaria e per il tempo necessario a tale scopo.
Avv. Santina Parrello
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